La prima newsletter aziendale di solito va storta per motivi che non hanno niente a che fare con il testo: le email finiscono nello spam, metà degli indirizzi rimbalza, o il dominio si "brucia" e da quel giorno anche le email normali arrivano male. Si evita quasi tutto preparando cinque cose prima di premere invio.
1. Il dominio da cui scrivi
Una newsletter aziendale parte da un indirizzo del tuo dominio (nome@tuaazienda.it), mai da Gmail o Libero: i provider la tratterebbero come posta di un privato che scrive a migliaia di persone, cioè come spam.
Se mandi spesso o a molti contatti, conviene usare un sottodominio dedicato alle campagne, per esempio news.tuaazienda.it. Se una campagna va male, la reputazione che ne soffre è quella del sottodominio, e la posta di tutti i giorni (preventivi, fatture, risposte ai clienti) continua ad arrivare.
2. SPF, DKIM e DMARC
Sono tre righe nelle impostazioni DNS del dominio. Insieme dicono ai provider che l'email è davvero tua:
- SPF: l'elenco dei server autorizzati a spedire a nome del tuo dominio.
- DKIM: una firma digitale su ogni email, che prova che nessuno l'ha modificata per strada.
- DMARC: cosa deve fare il provider con un'email che non supera i due controlli sopra, e a chi mandare i resoconti.
Non è più facoltativo. Dal 2024 Gmail e Yahoo chiedono a chi manda molta posta (più di 5.000 email al giorno verso i loro utenti) SPF, DKIM e DMARC configurati, la disiscrizione con un clic e un tasso di segnalazioni come spam sotto lo 0,3%. Anche sotto quella soglia, senza SPF o DKIM la posta arriva male.
DMARC si parte da p=none (il provider segnala ma non blocca), si leggono i resoconti per qualche settimana e, quando è tutto in ordine, si passa a p=quarantine.
3. La lista
Ogni indirizzo che rimbalza dice al provider che non sai a chi stai scrivendo. Qualche rimbalzo è normale; tanti in un invio solo bastano a far finire nello spam anche le email agli indirizzi buoni. Prima del primo invio:
- Togli gli indirizzi vecchi: una lista di clienti di cinque anni fa ha molti indirizzi che non esistono più.
- Sappi da dove arriva ogni indirizzo: è la prima cosa che ti serve per la privacy (punto 4).
- Dividi la lista per settore o zona, così ogni gruppo riceve un messaggio che lo riguarda.
Se la lista non ce l'hai, o vuoi raggiungere aziende nuove, puoi partire dalle nostre liste di aziende per provincia e settore: email verificate, con la provenienza di ogni contatto.
4. La privacy
In Italia le email commerciali sono regolate dal GDPR e dal Codice Privacy (articolo 130), e le regole cambiano a seconda di chi ricevi: un cliente che ha già comprato da te, una persona che si è iscritta, un indirizzo aziendale nuovo. Ai tuoi clienti, per esempio, puoi scrivere di prodotti simili a quelli che hanno già acquistato, se al momento dell'acquisto li hai informati e possono dire di no in qualsiasi momento.
Per il tuo caso fatti confermare dal consulente privacy come puoi usare la lista. In ogni email, comunque, scrivi chi sei, perché scrivi e come si smette di ricevere: un link di disiscrizione che funziona davvero, e chi lo usa non riceve più nulla.
5. I primi invii, pochi alla volta
Un dominio che non ha mai spedito campagne e il primo giorno manda diecimila email sembra uno spammer. Si comincia con poche centinaia di invii, ai contatti più sicuri, e si sale nel giro di qualche settimana guardando rimbalzi e segnalazioni. Se qualcosa va storto, ti accorgi su cento email e non su diecimila.
Il messaggio
- Un mittente vero: "Marco di Rossi Srl" viene aperto più di "Newsletter".
- Un oggetto che dice cosa c'è dentro, senza maiuscole e punti esclamativi.
- Una cosa sola da fare: un link, una risposta, una telefonata.
- Poche immagini: un'email fatta solo di un'immagine è un segnale di spam, e su molti telefoni non si vede.
Cosa misurare
Le aperture sono il numero meno affidabile: alcuni programmi di posta, come Mail su iPhone, scaricano le immagini in anticipo e fanno risultare aperte email che nessuno ha letto. Guarda soprattutto clic, risposte, rimbalzi e disiscrizioni.
La checklist
- Indirizzo del tuo dominio, meglio un sottodominio per le campagne
- SPF, DKIM e DMARC configurati e verificati
- Lista pulita, con la provenienza di ogni indirizzo
- Base giuridica chiarita con il consulente privacy
- Link di disiscrizione che funziona, in ogni email
- Primi invii piccoli, poi a salire
- Un messaggio, una cosa da fare
Preferisci che lo facciamo noi?
Lista, configurazione del dominio, testi, invio e resoconto: gestiamo noi la tua newsletter aziendale. Oppure prendi solo la lista e mandala tu.
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